Торжественная церемония подписания документов:
как организовать и провести?

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ

Когда стороны переговоров решили провести торжественную церемонию подписания, положения документов нужно согласовать, текст парафировать, а также провести юридическую экспертизу на соответствие их содержания закону.

Парафирование документов
Парафирование (от франц. paraphe – росчерк) – особая форма предварительного подписания договора. Лица, которые участвуют в разработке текста документа, визируют его – проставляют на каждой странице свои инициалы (параф). В результате ни одна из сторон не имеет права отступать от согласованных формулировок.

Как правило, после парафирования согласованного текста стороны договариваются, кто из них организует церемонию и подготовит итоговый документ. Если среди подписантов есть иностранные партнеры, впоследствии может встать вопрос о легализации доку- мента через консульскую службу.

Также подготовка документа усложняется при участии в церемонии нескольких сторон. Например, для подписания трехстороннего договора нужно подготовить три аутентичных экземпляра. У каждой стороны должен быть экземпляр, в котором подпись ее представителя стоит на первом месте.

Важно соблюсти все юридические формальности и учесть особенности оформления документов, ведь не исключено, что они послужат доказательством в суде, если между сторонами возникнут разногласия.

ОРГАНИЗАЦИЯ ЦЕРЕМОНИИ

Торжественная церемония подписания документов таит в себе немало подводных камней. Обойти их поможет грамотная подготовка. Она включает несколько шагов:

Шаг 1. Начиная организацию церемонии, узнайте точные названия документов, которые нужно подготовить к подписанию, фамилии должностных лиц, участвующих в мероприятии. Запросите информацию у ответственных сотрудников.

Шаг 2. За две недели до церемонии подготовьте приглашения. Если планируется подписание документов с иностранной компанией, необходимо перевести их на иностранный язык.

Шаг 3. За неделю до мероприятия определите ведущего церемонии и двух его ассистентов. Текст для объявления участников лучше передать ведущему заранее, чтобы он успел подготовиться.

Шаг 4. За день до подписания нужно подготовить для церемонии соответствующее помещение (например, зал для переговоров): места для президиума, членов делегаций, гостей, представителей СМИ (в случае публичного подписания). Важно проверить наличие письменных приборов для подписания документов и установить микрофоны для ведущего и переводчика.

Шаг 5. За два часа до начала церемонии проверьте материально-техническое обеспечение: микрофоны для ведущего, журналистов и президиума; пресс-волл; оборудование для синхронного перевода; напитки для президиума и гостей; розетки и удлинители для подключения техники журналистов и т.д. План подготовки Для организации церемонии торжественного подписания документов целесообразно разработать план, в котором нужно обозначить основные мероприятия и ответственных лиц. Приведем план подготовки к подписанию трехстороннего соглашения с определением ответственных лиц, утвержденный руководителем компании-организатора (см. Пример 1).

ПРОВЕДЕНИЕ ЦЕРЕМОНИИ

Если вам поручили подготовить церемонию подписания документов, используйте шанс проявить организаторские способности, а также продемонстрировать знание делового протокола. Посвятите руководителя во все протокольные секреты мероприятия, чтобы он как следует подготовился и показал себя во всем блеске. Начальник непременно оценит вашу предусмотрительность.

Расположение участников
Во время церемонии подписания документов члены делегаций выстраиваются по старшинству по правую и левую руки от каждого из глав делегаций (см. Пример 2).

Последовательность подписания документов
Документы подписывают в такой последовательности: межправительственные, межведомственные, коммерческие.

Сначала каждый ассистент подносит папку с экземпляром итогового документа главе своей делегации, который ставит свою подпись. Затем происходит обмен папками.

При участии в церемонии двух сторон ассистенты передают папки за спинами подписантов. При многостороннем подписании документов ассистенты сдвигают папки по часовой стрелке, а крайние папки передают за спинами подписантов. В результате каждый экземпляр итогового документа должен быть подписан главами всех делегаций.

Завершение церемонии
Подписав документы, партнеры обмениваются ими и в знак согласия пожимают друг другу руки. Также участники церемонии могут дать краткие комментарии или ответить на вопросы журналистов.

Церемония может завершаться подачей бокалов шампанского (на подносах одновременно подают воду, соки с учетом национальных особенностей). По итогам мероприятия, как правило, стороны обмениваются сувенирами.

По истечении определенного времени, оговоренного в соглашении или протоколе, копия подписанного документа направляется каждой стороне.

Если мероприятие сопровождалось фотосъемкой, ответственная сторона оформляет памятный альбом и направляет его другой стороне в качестве протокольного подарка.

Непротокольные традиции
Бизнес-протокол регулирует различные сферы деловой жизни. Его стараются соблюдать и бизнесмены, и политики. Но бывают исключения. Так, церемония подписания законов президентом США приобрела новые формы. Дональд Трамп взял за правило после подписания показывать документы на камеру.

В поведении американского президента нет ничего предосудительного, но он отходит от протокола, чем привлекает внимание зрителей. Своей традицией Трамп породил новые образы (мемы). Теперь пользователи интернета представляют, что мог бы написать президент в предложенной ему папке.