Verification: 08d41b56077cd211
 

Деловые приемы.
Как их организовать

Связаться
WhatsApp
Viber
Mail
Phone
Деловые приемы нередко являются частью значимого мероприятия делового или дипломатического характера (например, визита официальной делегации). Они позволяют обсудить важные вопросы и принять решения в более непринужденной по сравнению с рабочими встречами обстановке. Создать ее помогают красивый интерьер, вкусная еда, интересная развлекательная программа.
Об этих и других составляющих мероприятия должны позаботиться организаторы приема.

История официальных приемов насчитывает не одно столетие. О том, насколько значимыми были такие мероприятия, можно судить по дошедшим до нас документам, книгам, а также фильмам, снятым на их основе.

Одна из самых известных историй организации приема связана с именем французского кулинара и управляющего Франсуа Вателя, жившего во времена Людовика XIV1 («Короля-Солнце»). Знаменитый повар должен был произвести впечатление на этого избалованного роскошью правителя и отстоять честь своего хозяина.

Ватель мастерски решает все вопросы: изобретает новые блюда и развлечения. Но из-за шторма на заключительный ужин не могут вовремя доставить рыбу и раков. Ответственный организатор, посчитав это позором, кончает жизнь самоубийством.

С тех пор многие правила и традиции изменились, но приемы по-прежнему требуют тщательной подготовки и знания всех тонкостей их организации. Так что же нужно учесть, чтобы с блеском провести подобное мероприятие в наше время?

ВЫБИРАЕМ ВИД ПРИЕМА


Выбор вида приема зависит от повода, целей мероприятия и финансовых возможностей принимающей стороны.

Поводом для делового приема может стать национальный праздник, годовщина какого-либо выдающегося события, торжественное корпоративное мероприятие, визит иностранной делегации или высокого гостя. Организовать прием можно и без торжественного повода – в рабочем порядке.

Деловые приемы помогают укрепить отношения с партнерами по бизнесу (в том числе и зарубежными), официальными лицами. Они могут быть направлены на заключение взаимовыгодных соглашений.

Атмосфера на деловых приемах более свободная, раскованная, чем на деловых встречах и переговорах. Тем не менее, организовывать и проводить официальный прием следует, руководствуясь правилами делового и дипломатического протоколов и этикета.

Официальные приемы подразделяются на дневные и вечерние, а также приемы с рассадкой за столом и без нее. В международной практике дневные приемы принято считать менее торжественными, чем вечерние.

Дневные приемы:
Вечерние приемы:
    «Завтрак», «обед» и «ужин» проводят со строгой рассадкой. На приемах «обед-буфет» или «чай» рассадка свободная, хотя столы, как правило, сервируют заранее.

    Наиболее почетными и торжественными приемами являются «обед» и «ужин». Их подготовка требует значительных организационноматериальных затрат. Более просты в подготовке и демократичны по характеру проведения приемы без рассадки – «коктейль» или «фуршет», которые получили широкое распространение в международной протокольной практике.
    Важно

    На приемы с рассадкой следует приходить в указанное в приглашении время. На приемах без рассадки время прихода и ухода гости выбирают на свое усмотрение, однако необходимо соблюдать субординацию: нельзя приходить позже руководителя или уходить раньше него.
    КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ПРИЕМ

    После того как вы определитесь с целью и видом приема необходимо:

    • выбрать дату, время и место его проведения;
    • рассчитать бюджет мероприятия;
    • разработать программу приема;
    • утвердить список приглашенных лиц;
    • разослать приглашения;
    • продумать тосты и речи (на приемах с рассадкой);
    • составить меню (для «завтрака», «обеда» или «ужина»);
    • подготовить схему рассадки гостей.

    Меню и схему рассадки необходимо согласовать с протокольной службой принимающей стороны.

    Особое внимание следует уделить подготовке помещения, в котором состоится прием: продумать декор, сервировку столов. Накануне мероприятия нужно провести инструктаж обслуживающего персонала.

    Для каждого этапа подготовки необходимо назначить ответственных сотрудников.
    Важно

    Выбирая дату приема, учитывайте, что подобные мероприятия не проводят в праздничные дни, дни национального траура, а при приеме делегаций из мусульманских стран – в религиозный праздник Рамазан.
    Программа приема

    Программа мероприятия составляется индивидуально с учетом особенностей того или иного приема.

    • Прием по случаю новогоднего праздника может открываться балом, а заканчиваться праздничным застольем, в ходе которого произносят торжественные речи от лица руководства компании.
    • Прием по случаю юбилея компании или другого корпоративного мероприятия может открываться праздничным концертом, включать поздравление лучших сотрудников и завершаться общим застольем.
    • Прием по случаю официального визита делегациипредусматривает концерт мастеров искусств в ходе или после официального торжественного приема.

    Меню

    Составляя меню, следует обратить внимание на сочетание блюд, которые будут предложены гостям. Например, рыбные закуски или рыбу не следует подавать в качестве основного блюда.

    При организации приема с участием иностранных гостей важно учесть их религиозную принадлежность, традиции, вкусовые пристрастия, а также национальные особенности кухни их родной страны (см. Приложение).

    Состав участников


    На приемах с рассадкой число приглашенных лиц ограничено (зависит от количества мест), прежде всего это касается представителей принимающей стороны.

    На приеме в честь главы зарубежной или российской делегации присутствуют ответственные лица, принимающие участие в переговорах и беседах или имеющие прямое отношение к визиту гостей (делегации). Состав других участников мероприятия определяется программой визита.

    Если на протокольное мероприятие высокого гостя приглашают с супругой, то следует пригласить на него супруг высших должностных лиц региона.

    Приглашения на прием2

    Приглашения необходимо составить и разослать заранее – за неделю-месяц до мероприятия, в зависимости от типа приема, повода и обстоятельств. Так, например, если прием приурочен к какой-либо памятной дате и спланирован задолго до этой даты, то рассылку приглашений можно начинать за месяц или даже раньше.

    В зависимости от значимости приема, статуса гостей приглашения можно отправлять по почте, вручать лично, передавать с курьером или отправлять по электронной почте. Почетным гостям и первым лицам компании приглашения следует вручать лично.

    В приглашении нужно указать:


    • фамилию и имя приглашенного лица или лиц (обычно супругов);
    • тему праздничной встречи – повод, которому посвящен прием;
    • дату приема;
    • место его проведения;
    • время начала мероприятия («завтрак», «обед», «обед-буфет», «чай» и «ужин»). Для приемов «коктейль» и «фуршет» — время начала и окончания мероприятия;
    • контактные данные (номер телефона, адрес электронной почты). Для приемов с рассадкой контактная информация считается обязательной. Чаще всего эти данные размещаются в правой нижней стороне приглашения,.
    • специальные надписи:
    «RSVP» (фр. Répondez s'il vous plaît) или «П.О.» (просьба ответить). Это означает, что на приглашение нужно ответить в течение 3–5 дней.
    «Regrets only» – формула означает, что ответить нужно только в случае отказа.
    «P.m.» (фр. pour memoire – для памяти). В этом случае приглашение используют в качестве напоминания о приеме.
    «Просьба ответить по телефону…»;
    • указание формы одежды:
    «Evening dress» (вечерняя одежда);
    «Formal» (официальный костюм);
    «Informal» (неофициальный костюм);
    «BT» (black tie – смокинг);
    «WT» (white tie – фрак) и др.

    По сложившейся традиции дресс-код указывают только для мужчин. Женщины одеваются в соответствующий мужскому костюму дамский туалет: вечернее платье, платье для «коктейля», костюм или платье-костюм для деловых приемов.

    Иногда на приглашениях можно встретить надпись «Undress». В этом случае имеется в виду повседневная деловая одежда, чуть более нарядная, чем обычно.
    Дресс-код Formal (формальный)
    Для мужчин:
    Форма одежды для мужчин стандартная – костюмы классических силуэтов и расцветок. Исключение составляют военнослужащие – они должны принимать участие в официальных приемах в своей парадной форме с орденскими колодками.
    Да:
    • классический костюм хорошего кроя, подходящий по фигуре, из качественной ткани спокойного (темно-синего, темно-серого), однотонный или с едва заметной полоской. На официальные мероприятия до 19:00 можно надеть костюм светлых тонов;
    • однотонная белая сорочка;
    • галстук спокойной расцветки;
    • темные классические полуботинки, черные носки.
    Нет:
    • костюм черного цвета;
    • яркие рубашки;
    • пестрые галстуки;
    • цветные жилетки.
    Для женщин:
    Основой женской официальной одежды остаются классические силуэты. В то же время наряд должен отвечать тенденциям современной моды.
    Да:
    • платье, платье-костюм или классический женский костюм средней длины в спокойной цветовой гамме;
    • дамская сумочка, которая по цвету и фактуре соответствует общему внешнему виду;
    • классические туфли на высоком или низком каблуке.
    Нет:
    • длинное черное платье;
    • излишне открытые, вызывающие наряды;
    • чересчур яркий макияж (вечерний макияж на дневных приемах);
    • большое количество ювелирных украшений;
    • головной убор (например, шляпа).
    Официальные речи

    Для приемов по случаю встречи делегации деловых партнеров главы принимающей и прибывающей сторон заранее готовят приветственные речи. Обычно их произносят с бокалом шампанского после основного блюда, ближе к концу застолья. Возможен обмен приветственными речами после закусок. Потом, как правило, подают кофе, что служит знаком к завершению мероприятия.

    Что касается подготовки речей, хозяин приема должен предварительно направить почетному гостю текст своей речи, чтобы гость мог подготовить соответствующий ответ. Как правило, ответ также направляется заранее.

    При приеме зарубежных партнеров приветственная речь и ответ на нее должны быть на родном языке гостей или другом языке, понятном обоим выступающим. В ином случае письменные переводы речей раскладывают на столах. В результате экономится время на устный перевод.

    Речь хозяина приема должна включать:

    • приветствие в адрес почетного гостя;

    • общие положения, послужившие поводом для встречи;

    • пожелания успехов главе представительства и почетным гостям, а также процветания и благополучия организации, которую представляют члены делегации, их региону.

    Ответ должен содержать:

    • благодарность за оказанное гостеприимство;

    • подтверждение взаимной заинтересованности во встрече;

    • добрые пожелания хозяину, его гостям и всему представительству.

    В ходе приема и по его окончании официальные речи, как правило, не произносят. Чтобы проявить учтивость, выразить благодарность, хозяину приема можно направить небольшую благодарственную открытку. Для этой цели подойдет именная карточка, фирменный бланк компании или визитка (в этом случае можно указать в левом нижнем углу общепринятое международное сокращение «p.r.» или его русский эквивалент «благодарит»). Время отправки послания не должно превышать 48 часов с момента окончания приема.

    Обслуживающий персонал

    Большинство официальных приемов обслуживают официанты-мужчины, женщины среди персонала встречаются редко.

    Требования к внешнему виду обслуживающего персонала:

    • опрятный внешний вид, короткая стрижка для мужчин, аккуратная стрижка или прическа для женщин;

    • свежая отглаженная униформа (жакет, пиджак, галстук-бабочка, однотонная (белая) сорочка, черные ботинки и т.п.).

    Для женщин-официанток запрещены яркий макияж и длинные ногти. Кроме того, обслуживающему персоналу, работающему на приеме, не рекомендуется использовать парфюмерные средства или средства личной гигиены с ярко выраженными запахами.
    Сервировка стола

    Основные правила:

    • При сервировке стола следует класть одновременно не более трех вилок и трех ножей.

    • Предметы должны лежать на расстоянии 1 см друг от друга и от края стола: вилки – изгибом вниз, ножи – острием к тарелке. Слева находится блюдечко для хлеба, а на нем – нож для масла.

    • Слева от тарелки лежат вилки в порядке последовательности подачи блюд (малая вилка для закуски, рыбная и большая вилки для основного блюда).

    • Справа от тарелки лежат малый нож для закуски, столовая ложка (в случае, если подается суп), нож для рыбы и большой обеденный нож.

    • Справа по диагонали от тарелки стоят бокалы для напитков: бокал для воды, бокал для шампанского, бокал для белого вина, бокал для красного вина, бокал для десертного вина.

    • Персональный прибор каждого гостя (куверт) обязательно украшает столовая салфетка (из ткани размером 30х30–50х50 с подрубленными краями), которую красиво сворачивают в какую-либо фигуру и устанавливают (или выкладывают) на подстановочную либо пирожковую (хлебную) тарелку, расположенную слева от подстановочной тарелки.

    • Расстояние между кувертами должно быть не менее 60 см.

    • Кувертная (банкетная) карточка с именем и фамилией гостя устанавливается либо на столовую салфетку, если она лежит на подстановочной тарелке, либо на скатерть за тарелкой в верхней части куверта точно по центру. Размер карточки в сложенном виде составляет примерно 11,5x16,5 см. Карточки обычно изготавливают из гладкой бумаги с серебряным или золотым кантом. Имя гостя должно быть написано разборчиво, желательно с обеих сторон карточки и достаточно крупным шрифтом, чтобы его можно было легко разобрать.

    • Меню выкладывают рядом с кувертной карточкой либо устанавливают вертикально в верхней левой части куверта. Меню может быть изготовлено для каждого гостя персонально (предпочтительно), но может быть предназначено сразу для двух гостей, сидящих рядом.

    Способы сервировки стола также зависят от меню приема и ориентированы на состав, количество блюд и особенности винной карты:

    • Если в меню две закуски и одно мясное жаркое, то у каждого прибора выкладывают две закусочные вилки (слева) и два закусочных ножа (справа), а также столовые нож (справа) и вилку (слева).

    • Если в меню представлено два вторых блюда, то первым из них принято подавать рыбное блюдо, к которому полагается рыбный нож и вилка. В этом случае столовые нож и вилку для мясного жаркого чаще всего выкладывают после холодной закуски, так как по существующим традициям более трех пар столовых приборов одновременно выкладывать не принято.

    • Фруктовые ножи приносят, когда подают фрукты

    • В соответствии с винной картой куверт, помимо столовых приборов и тарелок разного назначения, должен иметь необходимое количество винных бокалов, фужеров и рюмок.

    Приборы используют, начиная с дальнего от тарелки края. Держать их следует в той руке, с какой стороны они лежали. Приборы, лежащие возле тарелки, используют в последнюю очередь.
    Сервируем правильно
    1. Салфетка
    2. Вилка для салата
    3. Вилка для рыбы
    4. Вилка для горячего
    5. Тарелка подст.
    6. Тарелка для салата
    7. Тарелка для первого
    8. Нож для мяса
    9. Нож для рыбы
    10. Ложка для супа
    11. Нож для салата
    12. Чайная ложка
    13. Чашка чай/кофе
    14. Хлебная тарелка
    15. Нож для масла
    16. Вилка для десерта
    17. Ложка для десерта
    18. Вилка для десерта
    19. Бокал для воды
    20. Фужер для шамп.
    21. Бокал для кр. вина
    22. Бокал для бел. вина
    23. Рюмка для креп. нап.

    Рассадка за столом

    На официальных приемах рассаживать гостей за столом следует согласно протокольному старшинству, учитывая их служебное и общественное положение:

    • Самому почетному гостю отводится место рядом с хозяином приема (руководителем компании, главой принимающей делегации) или напротив него.

    • Место по правую руку считается более почетным, чем по левую (соответственно, правая сторона стола считается более почетной, чем левая).

    • Женщину не принято сажать рядом с женщиной, а мужа – рядом с женой.

    • Нельзя отводить женщине место в самом конце стола, если в его торце не сидит мужчина.

    • Супруга (супруг) почетного гостя имеет тот же статус, что и муж (жена). Перед началом приема в зале или холле, где собираются гости, на небольшом столике выставляют план рассадки. В соответствии с ним каждое место за столом обозначено кувертной карточкой. Переставлять кувертные карточки по своему усмотрению категорически запрещается. Приглашенные на прием знакомятся с планом рассадки, находят свое место, уточняют Ф.И.О. соседей справа и слева.

    На приемах с большим количеством приглашенных используются специальные карточки с указанием места за столом.

    Схемы рассадки гостей на официальных приемах

    На приемах с большим количеством приглашенных используются специальные карточки с указанием места за столом.
    Вам также может быть интересно: