Деловые приемы.
Как их организовать

Важно

На приемы с рассадкой следует приходить в указанное в приглашении время. На приемах без рассадки время прихода и ухода гости выбирают на свое усмотрение, однако необходимо соблюдать субординацию: нельзя приходить позже руководителя или уходить раньше него.

Важно

Выбирая дату приема, учитывайте, что подобные мероприятия не проводят в праздничные дни, дни национального траура, а при приеме делегаций из мусульманских стран – в религиозный праздник Рамазан.

Программа приема

Программа мероприятия составляется индивидуально с учетом особенностей того или иного приема.

• Прием по случаю новогоднего праздника может открываться балом, а заканчиваться праздничным застольем, в ходе которого произносят торжественные речи от лица руководства компании.
• Прием по случаю юбилея компании или другого корпоративного мероприятия может открываться праздничным концертом, включать поздравление лучших сотрудников и завершаться общим застольем.
• Прием по случаю официального визита делегациипредусматривает концерт мастеров искусств в ходе или после официального торжественного приема.

Меню

Составляя меню, следует обратить внимание на сочетание блюд, которые будут предложены гостям. Например, рыбные закуски или рыбу не следует подавать в качестве основного блюда.

При организации приема с участием иностранных гостей важно учесть их религиозную принадлежность, традиции, вкусовые пристрастия, а также национальные особенности кухни их родной страны (см. Приложение).

Состав участников

На приемах с рассадкой число приглашенных лиц ограничено (зависит от количества мест), прежде всего это касается представителей принимающей стороны.

На приеме в честь главы зарубежной или российской делегации присутствуют ответственные лица, принимающие участие в переговорах и беседах или имеющие прямое отношение к визиту гостей (делегации). Состав других участников мероприятия определяется программой визита.

Если на протокольное мероприятие высокого гостя приглашают с супругой, то следует пригласить на него супруг высших должностных лиц региона.

Приглашения на прием²

Приглашения необходимо составить и разослать заранее – за неделю-месяц до мероприятия, в зависимости от типа приема, повода и обстоятельств. Так, например, если прием приурочен к какой-либо памятной дате и спланирован задолго до этой даты, то рассылку приглашений можно начинать за месяц или даже раньше.

В зависимости от значимости приема, статуса гостей приглашения можно отправлять по почте, вручать лично, передавать с курьером или отправлять по электронной почте. Почетным гостям и первым лицам компании приглашения следует вручать лично.

В приглашении нужно указать:

• фамилию и имя приглашенного лица или лиц (обычно супругов);
• тему праздничной встречи – повод, которому посвящен прием;
• дату приема;
• место его проведения;
• время начала мероприятия («завтрак», «обед», «обед-буфет», «чай» и «ужин»). Для приемов «коктейль» и «фуршет» — время начала и окончания мероприятия;
• контактные данные (номер телефона, адрес электронной почты). Для приемов с рассадкой контактная информация считается обязательной. Чаще всего эти данные размещаются в правой нижней стороне приглашения,.
• специальные надписи:

– «RSVP» (фр. Répondez s'il vous plaît) или «П.О.» (просьба ответить). Это означает, что на приглашение нужно ответить в течение 3–5 дней.
– «Regrets only» – формула означает, что ответить нужно только в случае отказа.
– «P.m.» (фр. pour memoire – для памяти). В этом случае приглашение используют в качестве напоминания о приеме.
– «Просьба ответить по телефону…»;

• указание формы одежды:

– «Evening dress» (вечерняя одежда);
– «Formal» (официальный костюм);
– «Informal» (неофициальный костюм);
– «BT» (black tie – смокинг);
– «WT» (white tie – фрак) и др.

По сложившейся традиции дресс-код указывают только для мужчин. Женщины одеваются в соответствующий мужскому костюму дамский туалет: вечернее платье, платье для «коктейля», костюм или платье-костюм для деловых приемов.

Иногда на приглашениях можно встретить надпись «Undress». В этом случае имеется в виду повседневная деловая одежда, чуть более нарядная, чем обычно.

Официальные речи

Для приемов по случаю встречи делегации деловых партнеров главы принимающей и прибывающей сторон заранее готовят приветственные речи. Обычно их произносят с бокалом шампанского после основного блюда, ближе к концу застолья. Возможен обмен приветственными речами после закусок. Потом, как правило, подают кофе, что служит знаком к завершению мероприятия.

Что касается подготовки речей, хозяин приема должен предварительно направить почетному гостю текст своей речи, чтобы гость мог подготовить соответствующий ответ. Как правило, ответ также направляется заранее.

При приеме зарубежных партнеров приветственная речь и ответ на нее должны быть на родном языке гостей или другом языке, понятном обоим выступающим. В ином случае письменные переводы речей раскладывают на столах. В результате экономится время на устный перевод.

Речь хозяина приема должна включать:

• приветствие в адрес почетного гостя;

• общие положения, послужившие поводом для встречи;

• пожелания успехов главе представительства и почетным гостям, а также процветания и благополучия организации, которую представляют члены делегации, их региону.

Ответ должен содержать:

• благодарность за оказанное гостеприимство;

• подтверждение взаимной заинтересованности во встрече;

• добрые пожелания хозяину, его гостям и всему представительству.

В ходе приема и по его окончании официальные речи, как правило, не произносят. Чтобы проявить учтивость, выразить благодарность, хозяину приема можно направить небольшую благодарственную открытку. Для этой цели подойдет именная карточка, фирменный бланк компании или визитка (в этом случае можно указать в левом нижнем углу общепринятое международное сокращение «p.r.» или его русский эквивалент «благодарит»). Время отправки послания не должно превышать 48 часов с момента окончания приема.

Обслуживающий персонал

Большинство официальных приемов обслуживают официанты-мужчины, женщины среди персонала встречаются редко.

Требования к внешнему виду обслуживающего персонала:

• опрятный внешний вид, короткая стрижка для мужчин, аккуратная стрижка или прическа для женщин;

• свежая отглаженная униформа (жакет, пиджак, галстук-бабочка, однотонная (белая) сорочка, черные ботинки и т.п.).

Для женщин-официанток запрещены яркий макияж и длинные ногти. Кроме того, обслуживающему персоналу, работающему на приеме, не рекомендуется использовать парфюмерные средства или средства личной гигиены с ярко выраженными запахами.

Сервировка стола

Основные правила:

• При сервировке стола следует класть одновременно не более трех вилок и трех ножей.

• Предметы должны лежать на расстоянии 1 см друг от друга и от края стола: вилки – изгибом вниз, ножи – острием к тарелке. Слева находится блюдечко для хлеба, а на нем – нож для масла.

• Слева от тарелки лежат вилки в порядке последовательности подачи блюд (малая вилка для закуски, рыбная и большая вилки для основного блюда).

• Справа от тарелки лежат малый нож для закуски, столовая ложка (в случае, если подается суп), нож для рыбы и большой обеденный нож.

• Справа по диагонали от тарелки стоят бокалы для напитков: бокал для воды, бокал для шампанского, бокал для белого вина, бокал для красного вина, бокал для десертного вина.

• Персональный прибор каждого гостя (куверт) обязательно украшает столовая салфетка (из ткани размером 30х30–50х50 с подрубленными краями), которую красиво сворачивают в какую-либо фигуру и устанавливают (или выкладывают) на подстановочную либо пирожковую (хлебную) тарелку, расположенную слева от подстановочной тарелки.

• Расстояние между кувертами должно быть не менее 60 см.

• Кувертная (банкетная) карточка с именем и фамилией гостя устанавливается либо на столовую салфетку, если она лежит на подстановочной тарелке, либо на скатерть за тарелкой в верхней части куверта точно по центру. Размер карточки в сложенном виде составляет примерно 11,5x16,5 см. Карточки обычно изготавливают из гладкой бумаги с серебряным или золотым кантом. Имя гостя должно быть написано разборчиво, желательно с обеих сторон карточки и достаточно крупным шрифтом, чтобы его можно было легко разобрать.

• Меню выкладывают рядом с кувертной карточкой либо устанавливают вертикально в верхней левой части куверта. Меню может быть изготовлено для каждого гостя персонально (предпочтительно), но может быть предназначено сразу для двух гостей, сидящих рядом.

Способы сервировки стола также зависят от меню приема и ориентированы на состав, количество блюд и особенности винной карты:

• Если в меню две закуски и одно мясное жаркое, то у каждого прибора выкладывают две закусочные вилки (слева) и два закусочных ножа (справа), а также столовые нож (справа) и вилку (слева).

• Если в меню представлено два вторых блюда, то первым из них принято подавать рыбное блюдо, к которому полагается рыбный нож и вилка. В этом случае столовые нож и вилку для мясного жаркого чаще всего выкладывают после холодной закуски, так как по существующим традициям более трех пар столовых приборов одновременно выкладывать не принято.

• Фруктовые ножи приносят, когда подают фрукты

• В соответствии с винной картой куверт, помимо столовых приборов и тарелок разного назначения, должен иметь необходимое количество винных бокалов, фужеров и рюмок.

Приборы используют, начиная с дальнего от тарелки края. Держать их следует в той руке, с какой стороны они лежали. Приборы, лежащие возле тарелки, используют в последнюю очередь.