Рабочие встречи: секреты грамотной организации и планирования. Основные онлайн-инструменты

Для того, чтобы повысить свою эффективность в рабочих процессах можно начать с изучения принципа Парето, согласно которому 20% усилий могут окупиться 80%--ным результатом. Например, имеет смысл однажды потратить немного времени на изучение современных технических средств, инструментов и лайфхаков, которые упрощают рабочие бизнес-процессы, а потом еще долго наслаждаться полученным результатом и сэкономленными ресурсами (время, трудозатраты, деньги и т.д.).

Итак, о чем важно помнить, чтобы не тратить рабочее время впустую.

Принимаем решение, каким цифровым каналом связи воспользоваться:

Предпочтительнее видеоконференция, чем переписка, если:

очевидно, что данный вопрос быстрее объяснить голосом, чем готовить и направлять несколько писем с объемными пояснениями;
вопрос для обсуждения довольно деликатный (в идеале, встретиться «вживую»);
предстоит убедить кого-то – в этом случае может быть полезно сделать это более личным образом, с включенными камерами;
нужно демонстрировать экраны своих компьютеров друг другу;
вопрос горящий – тогда аудио- или видеозвонок будет уместнее, чем письмо.

Предпочтительнее электронная почта, чем видеоконференция, если:

нужно обсудить короткий вопрос с пятью-семью коллегами — предпочтительнее это сделать в переписке, нежели в формате видеоконференции, так как слишком велика вероятность того, что, пока каждый из участников выскажет свое мнение или дополнит/поправит другого, обсуждение короткого вопроса превратится в полноценную затяжную видеоконференцию;
вопрос несрочный, требует времени на обдумывание и на анализ соответствующих документов, таблиц, отчетов и т.д.;
коллеги слишком эмоциональные, вспыльчивые, а основной вопрос не самый простой и позитивный для личной дискуссии;
нужно принять решение, но к планируемой видеовстрече все равно не сможет присоединиться тот, кто это решение авторизован принять;
пока есть только общие мысли по поводу темы встречи, а не конкретная повестка.

Следим за максимально эффективным использованием каналов цифровой коммуникации

Для проведения эффективных видеозвонков и видеоконференций есть несколько лайфхаков:

важно корректно указать тему и повестку встречи (в идеале это должны быть не просто тематические вопросы, а полноценный перечь задач);
в процессе проведения видеовстречи желательно отслеживать регламент и, по возможности, по мере смены тем повестки, отпускать тех участников встречи, чье участие уже больше не требуется;
видеоконференции будут более экологичными и комфортными, если закладывать на встречу, например, 50 минут, а не 60 — так, перед следующей встречей, которая традиционно начинается в «ровный» час, всегда будет зазор хотя бы в 10 минут;
по окончанию встречи полезно сформулировать и направить короткое резюме (фоллоу-ап) всем участникам — это поможет исключить разночтения или пропуск важной информации; функция транскрибации в этом случае может оказать неоценимую помощь;
отвечайте на приглашение на встречу (это просто — достаточно нажать на соответствующую кнопку) — смысл такого действия не только в проявлении вежливости по отношению к коллегам, но и в том, что вы избавляете инициатора встречи от необходимости дополнительно уточнять, какое решение вы в итоге приняли и можно ли на вас рассчитывать;
если во время видеовстречи, например, нужно принять решение о дате проведения следующей встречи, можно сократить время на дискуссию в формате, «кому, когда и во сколько будет удобно» и воспользоваться инструментом «голосование» — таким образом сразу станет видно, к какому варианту склоняется большинство участников;
если проводится обучающее мероприятие, то для разнообразия контента и проведения уместного интерактива ведущий нередко задает вопросы в чате, а зачитывание ответов при этом занимает массу времени — если же воспользоваться инструментом «Тесты», можно органично и, главное, гораздо более эффективно сделать оперативный срез знаний аудитории;
встречи в формате мозговых штурмов бывает полезно проводить с использованием доски, куда можно оперативно заносить все «светлые» мысли, а потом удобным образом их сортировать и преобразовывать в нужный формат;
полезно убедиться, что время для проведения планируемой встречи доступно у всех причастных коллег — обычно это можно увидеть в общем рабочем календаре.

Общий рабочий календарь и правила эффективного его использования предполагают:

когда инициатору встречи нужно собрать несколько участников, обычно начинают с изучения общего рабочего календаря коллег, и если выясняется, что у всех есть разные варианты доступного времени, то имеет смысл ориентироваться, в первую очередь, на основных участников встречи, без которых никак нельзя обойтись: пускай сначала они предоставят свои пожелания по дате и времени проведения встречи, а остальные уже будут стараться подстроиться, по мере возможности;
если так заведено, что рабочие встречи с вашим участием коллеги назначают, исходя из ваших свободных временных слотов в общем календаре, то при необходимости, можно, например, всегда освободить от встреч свои утренние часы (для работы с почтой/документами или для других дел), и занять этот утренний временной слот на постоянной основе в календаре, чтобы не вводить коллег в заблуждение;
общие рабочие календари не должны путаться с личными и содержать частные события/дела/планы сотрудников; для личных вопросов — личный календарь;
если заводите дополнительный календарь, проверьте, не нужно ли кому-либо представить к нему доступ; в некоторых ситуациях это неплохая идея — вести отдельный календарь совместно с ограниченным кругом лиц;
очевидная, но порой очень ценная функция — напоминание о встрече; если напоминание настроить удобным образом, то повышается шанс проявить уважение к коллегам и прийти на онлайн-встречу вовремя, без задержек.

Групповой рабочий чат в мессенджере меньше отвлекает и крадет время на нецелевое использование, когда:

в чате есть договоренности и правила, по которым чат существует — обычно фиксируют необходимость придерживаться основной темы часта в обсуждениях, быть тактичными и терпимыми по отношению друг к другу и т.д.;
чтобы не тратить время на поиск постоянно нужного чата или стабильно важного для всех сообщения в чате, можно закрепить чат или конкретное сообщение (например, то же сообщение с правилами группового чата);
если нужно принять групповое решение (когда есть несколько альтернативных вариантов), то зачастую эффективнее сделать это с помощью инструмента «Опросы» или же предложить всем участникам поставить соответствующие реакции на сообщение с основным вопросом или с конкретным предложением (в формате «согласен»/«не согласен»); таким образом сильно сократиться время на получение, прочтение и отправку сообщений от каждого участника группы по его персональному мнению.

Переписка в мессенджере (чате) с коллегой станет более комфортной и эффективной, если:

отправку голосовых сообщений сначала лучше согласовывать: многим людям не просто не очень нравится такой формат, но и кажется им неудобным;
сократить время на прослушивание голосового сообщения можно, если прослушать его на ускоренной скорости или перевести голос в текст;
лучше отправлять мысль единым порывом, а не дробить на несколько бессодержательных сообщений (это заставляет получателя отвлечься на звук уведомлений не один раз, а несколько);
можно пользоваться функцией отложенной отправки сообщений, чтобы не отвлекать/не беспокоить человека в неудачный момент/неурочное время;
если в процессе переписки с коллегой вдруг появилось горячее желание сократить время на текстовое обсуждение и просто набрать собеседника через звонок, то, желательно, сначала все же поинтересоваться, удобно ли визави сейчас разговаривать, и готов ли он к общению с видео — все же ситуации бывают разные.

Электронная почта может стать более эффективным инструментом для общения, если учесть следующие рекомендации:

в рамках групповой переписки опции «Ответить» и «Ответить всем» — это не одно и то же; очень много времени может уходить на то, чтобы потом (после неверного выбора формата ответа) справляться со шквалом писем ото всех, кто получил этот ответ, который предназначался только инициатору письма — или обратная ситуация, когда рвется цепочка писем группового обсуждения, и затем долго выясняют, кто и что в итоге не узнал или пропустил;
корректное оформление электронного письма может очень сократить время на его прочтение и анализ — поможет выделение тематических абзацев, использование гиперссылок, оформление перечисления списками, использование удобоваримых шрифтов и т.д.;
большой объем текста не имеет смысла набирать непосредственно в «теле» письма – лучше лаконично сообщить самую важную информацию, а детали оформить через вложения к электронному письму — это большая экономия времени для получателя;
идеально, когда приложенные файлы называются корректно и ими удобно пользоваться получателю — не тратится время на идентификацию документов и переименование их на своем компьютере (при этом важно не забыть приложить сами файлы!).
чтобы человека не обременять и не вынуждать его анализировать слишком большой объем информации, при направлении некоей ссылки или при направлении истории переписки полезно также прилагать сопроводительный текст, описывающий суть материалов и объясняющий цель и задачи их направления — в некоторых ситуациях здесь может прийти на помощь ИИ-помощник;
не стоит в копии письма указывать полкомпании разом, просто на всякий случай — гораздо эффективнее указать только нужных людей, причем сделать это так, чтобы всем было понятно, кто это и зачем эти люди указаны в копии письма (и чтобы самим людям в копии, чтобы тоже было понятно, зачем им это письмо);
формулировке темы письма также стоит уделить отдельное внимание (так, получатель сразу поймет, срочное ли это письмо, и сможет более эффективно управлять своим рабочим временем); кроме того, важно помнить, что рабочая коммуникация может упроститься, если пользоваться правилом «Одна тема — один тред»;
помечать срочность письма лучше специальным знаком, а не через громкие надписи «СРОЧНО!!!» в окошке темы письма.

Эффективная совместная работа в Google-документах предполагает:

все причастные должны иметь соответствующий доступ к документам, а у документов должен быть указан корректный формат приватности;
полезно помнить, что коллеге можно отправить ссылку не только на сам документ, но и на конкретную его часть или фрагмент (это можно сделать через «Закладку»);
не обязательно стараться сохранять все ссылки на открытые для вас документы: достаточно посмотреть меню «Доступные мне»;
редактировать общий документ можно через функцию «Советовать» — она помогает вносить коррективы, и при этом предлагаемые изменения будут применены только после одобрения владельца документа;
в «Истории версий» всегда можно посмотреть все внесенные правки и их инициаторов;
чтобы в комментариях обратиться к конкретному коллеге, имеет смысл привлечь его внимание через тег (значком @);
в совместных Google-таблицах есть обычный фильтр, который виден всем пользователям (как и результаты фильтрации) — если отфильтровать информацию с его помощью, коллеги не увидят скрытые строки, а есть фильтры (Filter views), которые видны только инициатору фильтрации — их можно сохранять и пересылать ссылки на них; для совместной работы предпочтительнее пользоваться Filter views, а не обычным фильтром.

И несколько общих правил для повышения эффективности групповых рабочих процессов:

можно договориться с командой о таком временном промежутке на постоянной основе, когда все сотрудники обязательно должны быть на связи для группового обсуждения важных вопросов;
очень полезной может стать единая система хранения общих рабочих документов — чтобы у всех сотрудников был постоянный быстрый доступ к важным файлам;
стоит организовать возможность совместной работы над общими документами и зафиксировать соответствующие правила такой работы;
желательно помнить о таком полезном инструменте как менеджер задач — он сильно выручает, когда нужно закрывать сразу несколько задач общими усилиями.

Вам также может быть интересно:

Залог отличного новогоднего корпоратива — хорошее настроение и здравый смысл

Этикет праздника

Хорошие манеры: зачем и почему