Почему нужно уделить больше внимания бизнес-коммуникациям

Сегодня немалая часть общения происходит с помощью телефона, мессенджеров, электронной почты, социальных сетей и т. д. Но, где гарантия того, что мы не бесим друг друга некоторыми специфическими привычками и «пунктиками»?

Любопытно, что по поводу аудиосообщений у каждого собственное мнение: есть приверженцы, а есть нигилисты. Поэтому так много деловых людей испытывают дискомфорт при подобном формате общения, но не говорят об этом из уважения к коллегам. Дело в том, что голосовые сообщения экономят время отправителю, но не получателю: надиктовать быстрее, чем напечатать, но прослушать дольше, чем пробежать глазами. К тому же, на переговорах, например, поднести телефон к уху не получится, да и наушники не все любят.

Если в переписке нужно быстренько найти, во сколько договорились встретиться, то среди массы «войсов» это станет проблемой — придется прослушивать сообщения заново.

В ситуации, когда менеджер оперативно скидывает клиенту новые предложения голосом, а клиент любит читать, а не слушать, бизнеc-коммуникация пойдет крайне сложным и запутанным путем.

Гораздо уважительнее и корректнее, спросить, не против ли собеседник аудио сообщений. И только получив одобрение, приступать к записи своего голоса.

Нюанс: постарайтесь сделать так, чтобы речь звучала чисто, а мысль излагалась лаконично. Без «Это самое... Что хотел сказать...».

Хорошо, когда сотрудники лояльны по отношению к работодателю и публикуют сплошь приятности. Но бывает и по-другому. Не то чтобы это нужно срочно пресекать, но задуматься стоит. Желательно посмотреть на соцсети работников компании глазами заказчика, клиента, партнера: что увидит этот человек, если зайдет на личную страничку менеджера? Если там двусмысленные фотографии, брань, негатив по отношению к своей организации и т. д., то лучше предложить сотрудникам закрыть личные аккаунты от посторонних или не фиксировать в описании профиля место работы. Или стать более социально ответственными и понимать, что имидж и высказывания каждого работника теоретически могут быть ассоциированы с работодателем и нанести репутационный корпоративный ущерб.

В эпоху новой этики, каждое высказывание легко становится поводом для публичного осуждения. Не рискуйте — договоритесь с сотрудниками об общих правилах и принципах коммуникации в социальных сетях и на других открытых онлайн-площадках.

Люди часто говорят, что фраза «Заранее благодарю» нервирует, потому что сильно смахивает на манипуляцию: мол, собеседник еще не успел согласиться оказать услугу, а его уже заранее поблагодарили за это, то есть теперь никуда не денется — согласится; такое давление на совесть.

Нельзя сказать, что так думают все. Для многих фраза нейтральна и не несет никакого подтекста, просто фигура речи. Но если важно вести эффективные бизнес-коммуникации, то важно учесть все. Например, не стоит писать «Надеемся, вы остались довольны качеством нашего товара — будем рады, если найдете время и оставите отзыв на нашем сайте. Заранее благодарны!». Не нужно излишнего творчества и формализма: чем проще и душевнее написано, тем лучше.

Даже те, кто не работает с жителями Поднебесной, знают, что общение с ними идет тяжелее, чем с соотечественниками или бизнесменами из Европы. Дело в разнице культур, традиций, менталитетов.

Например, предприниматели из Китая не отказывают напрямую: они выходят из положения фразами «Мы должны посоветоваться с руководителем», «Нам нужно подумать» и др. К этому нужно быть готовыми. Как и к тому, что по-быстрому решить дела тоже вряд ли удастся: эта культура не терпит спешки и суеты.

Переговоры пройдут успешно только в том случае, если к ним подготовиться как с точки зрения содержания, так и с точки зрения оформления. Даже то, в каком формате и виде вы будете демонстрировать презентации коллегам из Китая, может иметь серьезное значение.

Если партер из Саудовской Аравии опаздывает на переговоры, не нужно ничего предпринимать — только терпеливо ждать. Это тоже особенности культуры. Если мы приезжаем для проведения переговоров на Восток, то наша задача состоит в том, чтобы непременно прийти на встречу вовремя, а потом спокойно, с достоинством и уважением дожидаться хозяина встречи. По тому, как европейский коллега ведет себя в этот момент (пришел ли он вовремя или опоздал, нервничает или спокоен), делаются первые выводы о том, стоит ли сотрудничать с человеком.

И о светской беседе с представителями арабского мира тоже забывать не нужно — это обязательная составляющая коммуникаций в бизнесе. Попытка с порога перейти к делу, сразу обречена на провал.

Итальянцам важны знаки внимания, они любят и ценят деловые подарки. Известно, что относятся с трепетом к вину. Но это не значит, что им можно преподнести французское вино. Это задевает национальную гордость. Даже если вино чудо как хорошо. Итальянцы уверены, что лучшее вино производится только в их стране.

Любая мелочь, в том числе и сувенир, может как сыграть на руку, так и свести на нет усилия по установлению деловых отношений.

Правила делового этикета универсальны и известны. В мире бизнеса преимущество при рукопожатии у того, кто старше по статусу. Возраст и пол человека второстепенны.

Поэтому руки в деловом сообществе пожимают всем, без акцента на гендерную принадлежность собеседника (исключение могут составлять представители некоторых религий). Не нагнетайте обстановку: отказ от рукопожатия — признак враждебности.

Важно, кто хозяин встречи. Платит приглашающая сторона, поэтому гость не настаивает на том, чтобы взять расходы на себя. Можно это озвучить (или предложить разделить счет), но сражаться за папку с чеком не нужно: хозяин встречи в курсе, что оплата счета — это его обязанность. В идеале, тот, кто пригласил, рассчитывается на кассе, чтобы не вызывать у гостя возможного чувства неловкости и смущения.

Айтишнику на бизнес-встречу необязательно одеваться слишком строго. Но факт остается фактом: традиционно считается, что деловой человек выглядит статуснее и уважительнее по отношению к партнерам, если надевает классический костюм. В некоторых сферах бизнеса уровень консервативности невысок и ценится персональный стиль (в том числе и во внешнем виде) — так что иногда на деловую встречу можно и в худи прийти.

Как говорится, на ваш страх и риск: если уверены, что это произведет правильное впечатление, — надевайте, если нет — лучше свести креатив в этом вопросе к минимуму. В конце концов, всегда есть «веселенькие» носки, которыми можно разбавить образ. Правда, и здесь придется подумать, не сделает ли такой аксессуар своего владельца чересчур смешным.

Большинство людей в момент дискомфорта или смущения не знают, куда деть руки, поэтому или скрещивают их на груди, или держат в карманах. И то, и другое может на подсознательном уровне напрягать собеседника, говорить о некоей скрытности визави или о нежелании общаться. Человек с руками в карманах кажется, некультурным, пренебрежительным по отношению к собеседнику. Со стороны выглядит так, будто ему все равно, этот разговор не особо интересен, а визави навевает скуку. Даже если это на самом деле не так, собеседник истолковывает это с собственной точки зрения. Так что, если не знаете, куда деть руки в процессе разговора, лучше возьмите карандаш или папку с бумагами.

А вот скрещенные на груди руки подсознательно ассоциируются у собеседника с желанием утаить информацию, скрыть что-то, обмануть. Для конструктивного диалога полезно держать ладони раскрытыми, не делая явных попыток невербально закрыться от собеседника.

Это лишь некоторые аспекты делового общения, которые — каждый по отдельности или в комплексе — могут привести как к успеху, так и к провалу. Вне зависимости от уровня профессионализма, образования и практического опыта собеседников. Грамотно управлять впечатлением о себе и своем бизнесе, быстрее и проще добиваться желаемого можно, если уметь выстраивать эффективные деловые коммуникации с уважением и заботой.