Заказать обратный звонок
Перезвоните мне!
Заявка на обратный звонок
Деловые переговоры.
Как организовать?
Переговоры – неотъемлемая часть деловой жизни. Они позволяют обсудить и решить вопросы сотрудничества, зафиксировать договоренности документально.
Подготовка к переговорам включает не только работу над содержательной частью встречи, но и решение организационных задач, которые часто входят в зону ответственности помощника руководителя.
В статье расскажем, что учесть на разных этапах подготовки к переговорному процессу: от разработки программы до выбора памятных подарков.
Подготовка к переговорам включает не только работу над содержательной частью встречи, но и решение организационных задач, которые часто входят в зону ответственности помощника руководителя.
В статье расскажем, что учесть на разных этапах подготовки к переговорному процессу: от разработки программы до выбора памятных подарков.
С ЧЕГО НАЧАТЬ?
По деловому этикету переговоры организует принимающая сторона.
Ее представители готовят место встречи, составляют программу мероприятия, список участников, план рассадки сторон и т.д.
На начальном этапе подготовки важно выбрать место встречи. Это может быть как офис одной из сторон, так и нейтральная территория, например ресторан. Данный вопрос партнеры решают совместно, но дальнейшей подготовкой занимаются хозяева встречи.
Необходимо проверить техническое оснащение переговорного зала, предусмотреть нужное количество посадочных мест, приобрести канцелярские принадлежности
и воду для участников мероприятия.
Для длительных переговоров важно предусмотреть перерывы:
Обслуживать участников встречи во время перерывов могут как сотрудники принимающей организации, так и работники кейтеринговой компании, нанятые хозяевами мероприятия.
При подготовке к переговорам с иностранными делегациями следует учесть еще ряд моментов. Зарубежные партнеры чаще всего рассчитывают, что приглашающая сторона возьмет максимум расходов на себя. Как правило, партнеры, прибывающие из других стран, оплачивают только международные переезды и медицинское страхование членов своей делегации. А расходы по приему на месте возлагает
на себя принимающая сторона.
Перед встречей с зарубежными коллегами нужно также выбрать язык, на котором будут вестись переговоры, и организовать перевод: продумать способ перевода (последовательный или синхронный) и количество переводчиков. В некоторых случаях для перевода нужно специальное оборудование (микрофоны, кабина для переводчиков, система распределения звука) – убедитесь, что его можно установить и подключить в помещении.
По деловому этикету переговоры организует принимающая сторона.
Ее представители готовят место встречи, составляют программу мероприятия, список участников, план рассадки сторон и т.д.
На начальном этапе подготовки важно выбрать место встречи. Это может быть как офис одной из сторон, так и нейтральная территория, например ресторан. Данный вопрос партнеры решают совместно, но дальнейшей подготовкой занимаются хозяева встречи.
Необходимо проверить техническое оснащение переговорного зала, предусмотреть нужное количество посадочных мест, приобрести канцелярские принадлежности
и воду для участников мероприятия.
Для длительных переговоров важно предусмотреть перерывы:
- через каждые полтора-два часа организуют кофе-брейки;
- через три часа – перерыв на обед.
Обслуживать участников встречи во время перерывов могут как сотрудники принимающей организации, так и работники кейтеринговой компании, нанятые хозяевами мероприятия.
При подготовке к переговорам с иностранными делегациями следует учесть еще ряд моментов. Зарубежные партнеры чаще всего рассчитывают, что приглашающая сторона возьмет максимум расходов на себя. Как правило, партнеры, прибывающие из других стран, оплачивают только международные переезды и медицинское страхование членов своей делегации. А расходы по приему на месте возлагает
на себя принимающая сторона.
Перед встречей с зарубежными коллегами нужно также выбрать язык, на котором будут вестись переговоры, и организовать перевод: продумать способ перевода (последовательный или синхронный) и количество переводчиков. В некоторых случаях для перевода нужно специальное оборудование (микрофоны, кабина для переводчиков, система распределения звука) – убедитесь, что его можно установить и подключить в помещении.
Встреча «без галстуков» (англ. no tie session)
Переговоры можно проводить как в официальной, так и в неформальной обстановке – в формате «без галстуков». Он подразумевает отказ от строгих норм протокола.
Встречи «без галстуков» начали практиковать на высшем уровне с конца 90-х годов XX века. Например, в 1997 году состоялась серия неформальных встреч Б.Н. Ельцина с премьер-министром Японии Рютаро Хасимото.
Участники таких встреч могут в непринужденной, раскованной атмосфере обсудить наиболее острые и спорные вопросы, которые касаются их сотрудничества. При таком формате общения обмен мнениями носит откровенный, доверительный характер.
Однако неформальные встречи отнюдь не исключают серьезной подготовительной работы принимающей стороны. Ее представители должны продумать порядок проведения встречи, утвердить программу переговоров и другие документы, решить все организационные вопросы.
Переговоры можно проводить как в официальной, так и в неформальной обстановке – в формате «без галстуков». Он подразумевает отказ от строгих норм протокола.
Встречи «без галстуков» начали практиковать на высшем уровне с конца 90-х годов XX века. Например, в 1997 году состоялась серия неформальных встреч Б.Н. Ельцина с премьер-министром Японии Рютаро Хасимото.
Участники таких встреч могут в непринужденной, раскованной атмосфере обсудить наиболее острые и спорные вопросы, которые касаются их сотрудничества. При таком формате общения обмен мнениями носит откровенный, доверительный характер.
Однако неформальные встречи отнюдь не исключают серьезной подготовительной работы принимающей стороны. Ее представители должны продумать порядок проведения встречи, утвердить программу переговоров и другие документы, решить все организационные вопросы.
Приказ о проведении переговоров и программа встречи
Сначала необходимо издать приказ (распоряжение) о проведении деловых переговоров и сопутствующих мероприятий и в нем утвердить список участников встречи и назначить ответственных за те или иные мероприятия сотрудников
(Пример 1).
Не обязательно назначать ответственных за каждый этап переговоров. Распределение многих задач происходит во время подготовки. Ознакомившись с приказом, ответственные лица приступают к выполнению поручений.
Одному из ответственных сотрудников (чаще всего помощнику руководителя) нужно разработать и представить на утверждение программу переговоров (Пример 2).
Единых требований к составлению подобных документов нет, поэтому представители принимающей стороны сами решают, насколько подробной должна быть программа.
Она может включать:
• встречу делегации, приветствие партнеров;
• переговоры глав делегаций один на один;
• представление членов делегаций;
• приветственные слова;
• рабочий процесс и перерывы;
• подписание документов;
• пресс-конференцию;
• обмен подарками;
• торжественный прием.
Сначала необходимо издать приказ (распоряжение) о проведении деловых переговоров и сопутствующих мероприятий и в нем утвердить список участников встречи и назначить ответственных за те или иные мероприятия сотрудников
(Пример 1).
Не обязательно назначать ответственных за каждый этап переговоров. Распределение многих задач происходит во время подготовки. Ознакомившись с приказом, ответственные лица приступают к выполнению поручений.
Одному из ответственных сотрудников (чаще всего помощнику руководителя) нужно разработать и представить на утверждение программу переговоров (Пример 2).
Единых требований к составлению подобных документов нет, поэтому представители принимающей стороны сами решают, насколько подробной должна быть программа.
Она может включать:
• встречу делегации, приветствие партнеров;
• переговоры глав делегаций один на один;
• представление членов делегаций;
• приветственные слова;
• рабочий процесс и перерывы;
• подписание документов;
• пресс-конференцию;
• обмен подарками;
• торжественный прием.
Важно
За несколько часов до мероприятия представитель принимающей стороны должен проверить готовность всех служб и объектов, а также сверить списки участников встречи с сотрудниками, ответственными за безопасность (службой охраны, администратором бизнес-центра).
За несколько часов до мероприятия представитель принимающей стороны должен проверить готовность всех служб и объектов, а также сверить списки участников встречи с сотрудниками, ответственными за безопасность (службой охраны, администратором бизнес-центра).
ВСТРЕЧА ПАРТНЕРОВ
Главное правило для гостевой стороны – прибыть на встречу вовремя, но не заранее, чтобы не ставить в неловкое положение хозяев мероприятия. К началу встречи представители принимающей стороны должны находиться в назначенном месте в полном составе.
Встречать гостей у входа в здание бизнес-центра (или в лобби) может заместитель руководителя или помощник руководителя принимающей организации, сотрудник протокола или другое ответственное лицо. Сам руководитель обычно встречает гостей на пороге своего кабинета или в помещении для переговоров.
ПОМЕЩЕНИЕ И СТОЛ ДЛЯ ПЕРЕГОВОРОВ
Помещение для переговоров должно быть просторным и комфортабельным. Можно отвести для встречи две комнаты (два зала): одну – для обсуждений и подписания документов, вторую – для перерывов.
Для переговорных комнат важны хорошая звукоизоляция, вентиляция, комфортная температура и относительная влажность воздуха.
На столе для каждого участника переговоров нужно предусмотреть:
• негазированную (газированную) бутилированную воду и стакан. Если выбирать из двух видов воды, то лучше остановиться на негазированной. Желательно, чтобы вода была в стеклянных сосудах – это более эстетично. Сосуды с напитками ставят группами по всей длине стола или рядом с каждым участником.
• канцелярские принадлежности (бумагу или блокнот, ручку или карандаш). Можно предусмотреть индивидуальные комплекты для всех участников или расположить письменные принадлежности и бумагу в центре стола в специальных подставках-стаканчиках и лотках соответственно.
На стол также кладут список участников встречи, необходимые материалы и документы; ноутбуки, планшеты и спецоборудование. Накануне мероприятия стоит подключить технические средства, которые понадобятся для переговоров, и проверить их работу.
Главное правило для гостевой стороны – прибыть на встречу вовремя, но не заранее, чтобы не ставить в неловкое положение хозяев мероприятия. К началу встречи представители принимающей стороны должны находиться в назначенном месте в полном составе.
Встречать гостей у входа в здание бизнес-центра (или в лобби) может заместитель руководителя или помощник руководителя принимающей организации, сотрудник протокола или другое ответственное лицо. Сам руководитель обычно встречает гостей на пороге своего кабинета или в помещении для переговоров.
ПОМЕЩЕНИЕ И СТОЛ ДЛЯ ПЕРЕГОВОРОВ
Помещение для переговоров должно быть просторным и комфортабельным. Можно отвести для встречи две комнаты (два зала): одну – для обсуждений и подписания документов, вторую – для перерывов.
Для переговорных комнат важны хорошая звукоизоляция, вентиляция, комфортная температура и относительная влажность воздуха.
На столе для каждого участника переговоров нужно предусмотреть:
• негазированную (газированную) бутилированную воду и стакан. Если выбирать из двух видов воды, то лучше остановиться на негазированной. Желательно, чтобы вода была в стеклянных сосудах – это более эстетично. Сосуды с напитками ставят группами по всей длине стола или рядом с каждым участником.
• канцелярские принадлежности (бумагу или блокнот, ручку или карандаш). Можно предусмотреть индивидуальные комплекты для всех участников или расположить письменные принадлежности и бумагу в центре стола в специальных подставках-стаканчиках и лотках соответственно.
На стол также кладут список участников встречи, необходимые материалы и документы; ноутбуки, планшеты и спецоборудование. Накануне мероприятия стоит подключить технические средства, которые понадобятся для переговоров, и проверить их работу.
На высшем уровне: стол переговоров
Даже на высшем уровне встречается множество вариантов подготовки стола для переговоров: для участников ставят сосуды с водой на подносах или на салфетках, стаканы, накрытые или не накрытые салфетками или специальными крышками.
При подготовке стола играют роль не только правила делового этикета, но и национальные традиции участников встречи. Например, на переговорах в Китае весной 2017 года хозяева встречи поставили на стол, помимо воды и стаканов, чашки с синим драконом.
Даже на высшем уровне встречается множество вариантов подготовки стола для переговоров: для участников ставят сосуды с водой на подносах или на салфетках, стаканы, накрытые или не накрытые салфетками или специальными крышками.
При подготовке стола играют роль не только правила делового этикета, но и национальные традиции участников встречи. Например, на переговорах в Китае весной 2017 года хозяева встречи поставили на стол, помимо воды и стаканов, чашки с синим драконом.
Переговоры лидеров России и КНР весной 2017 года.
На официальных переговорах с зарубежными партнерами в помещении часто устанавливают флаги хозяев встречи и гостей: рядом со столом – большие, на столе – малые флаги на подставках. Иногда стол для переговоров декорируют цветами в низких вазах. В зависимости от формы стола, они располагаются в центре или вдоль краев.
РОЛЬ ПЕРЕВОДЧИКА
Переводчик – одна из ключевых фигур на международных переговорах. От него зависит достоверная передача смысла, настроения участников обсуждения, а порой и расшифровка подтекста.
На переговорах используют два вида устного перевода:
• Синхронный перевод осуществляют одновременно с речью выступающего. Для этого переводчик должен не только превосходно владеть языком, но и хорошо разбираться в теме обсуждения. Синхронный перевод чаще всего применяют на конференциях, конгрессах и крупных переговорах.
• Последовательный перевод подразумевает, что переводчик начинает говорить только тогда, когда выступающий закончит свою речь или какую-то ее часть. Этот вид перевода подходит для мероприятий с небольшим количеством участников.
Перед переговорами переводчиков необходимо ознакомить с текстами выступлений и другими материалами, чтобы облегчить их работу и помочь передать мысли участников обсуждения.
Для переводчиков нужно предусмотреть места в зале, отдельные микрофоны (при необходимости). На рабочих и неофициальных переговорах переводчики, как правило, сидят за основным столом по левую сторону от лиц, речь которых они переводят, либо чуть в стороне и сзади от них.
Переводчик – одна из ключевых фигур на международных переговорах. От него зависит достоверная передача смысла, настроения участников обсуждения, а порой и расшифровка подтекста.
На переговорах используют два вида устного перевода:
• Синхронный перевод осуществляют одновременно с речью выступающего. Для этого переводчик должен не только превосходно владеть языком, но и хорошо разбираться в теме обсуждения. Синхронный перевод чаще всего применяют на конференциях, конгрессах и крупных переговорах.
• Последовательный перевод подразумевает, что переводчик начинает говорить только тогда, когда выступающий закончит свою речь или какую-то ее часть. Этот вид перевода подходит для мероприятий с небольшим количеством участников.
Перед переговорами переводчиков необходимо ознакомить с текстами выступлений и другими материалами, чтобы облегчить их работу и помочь передать мысли участников обсуждения.
Для переводчиков нужно предусмотреть места в зале, отдельные микрофоны (при необходимости). На рабочих и неофициальных переговорах переводчики, как правило, сидят за основным столом по левую сторону от лиц, речь которых они переводят, либо чуть в стороне и сзади от них.
На высшем уровне: перевод
На переговорах на высшем уровне часто используют звуконепроницаемые мобильные кабины для переводчиков, в которых ведется синхронный перевод.
Конструкция таких кабин обычно довольно примитивная: они состоят из нескольких тонких панелей – стены, двери и крыша.
Внутри устанавливают специальные пульты, подключают наушники, микрофоны, приемники синхронного перевода, передатчики сигнала и т.д.
В кабине должны быть большие окна, чтобы переводчик хорошо видел все, что происходит в зале, – следил за артикуляцией выступающего.
Также переводчикам нужен стол, чтобы положить материалы для переговоров, документы или поставить ноутбук.
Для перевода, как правило, привлекают двутрех высококвалифицированных переводчиков
На переговорах на высшем уровне часто используют звуконепроницаемые мобильные кабины для переводчиков, в которых ведется синхронный перевод.
Конструкция таких кабин обычно довольно примитивная: они состоят из нескольких тонких панелей – стены, двери и крыша.
Внутри устанавливают специальные пульты, подключают наушники, микрофоны, приемники синхронного перевода, передатчики сигнала и т.д.
В кабине должны быть большие окна, чтобы переводчик хорошо видел все, что происходит в зале, – следил за артикуляцией выступающего.
Также переводчикам нужен стол, чтобы положить материалы для переговоров, документы или поставить ноутбук.
Для перевода, как правило, привлекают двутрех высококвалифицированных переводчиков
РАССАДКА ЗА СТОЛОМ ПЕРЕГОВОРОВ
Схему рассадки участников встречи разрабатывают и заранее согласовывают
с прибывающей стороной. При подготовке схемы нужно учитывать требования протокола и служебное положение участвующих лиц. Места глав делегаций – в центре стола, справа от них садятся ближайшие по статусу участники и далее по ранжиру (Пример 3).
Если в переговорах участвуют три и более сторон, то их представители рассаживаются в алфавитном порядке по часовой стрелке вокруг круглого
или прямоугольного стола.
Представители принимающей стороны обычно садятся лицом ко входу.
Если в переговорах участвует более шести человек, то их места за столом лучше обозначить при помощи кувертных карточек. На них могут быть указаны: страна, Ф.И.О. участника, должность.
Для переговоров с зарубежной делегацией необходимо изготовить двуязычные кувертные карточки. Как правило, на фронтальной стороне находится надпись на языке принимающей страны или на английском, на тыльной – на родном языке гостей.
Схему рассадки участников встречи разрабатывают и заранее согласовывают
с прибывающей стороной. При подготовке схемы нужно учитывать требования протокола и служебное положение участвующих лиц. Места глав делегаций – в центре стола, справа от них садятся ближайшие по статусу участники и далее по ранжиру (Пример 3).
Если в переговорах участвуют три и более сторон, то их представители рассаживаются в алфавитном порядке по часовой стрелке вокруг круглого
или прямоугольного стола.
Представители принимающей стороны обычно садятся лицом ко входу.
Если в переговорах участвует более шести человек, то их места за столом лучше обозначить при помощи кувертных карточек. На них могут быть указаны: страна, Ф.И.О. участника, должность.
Для переговоров с зарубежной делегацией необходимо изготовить двуязычные кувертные карточки. Как правило, на фронтальной стороне находится надпись на языке принимающей страны или на английском, на тыльной – на родном языке гостей.
На высшем уровне: рассадка участников
На переговорах представителей различных государств на высшем уровне часто используют кувертные карточки с указанием только стран-участниц. Иногда кувертными карточками обозначают также места переводчиков.
На переговорах представителей различных государств на высшем уровне часто используют кувертные карточки с указанием только стран-участниц. Иногда кувертными карточками обозначают также места переводчиков.
Переговоры по иранской ядерной программе в Казахстане в 2013 году.
ОБМЕН ПОДАРКАМИ
Памятные подарки – символ внимания к гостям. Они позволяют выразить благодарность за визит и совместную работу, показать уважительное отношение к партнерам.
Вопрос о вручении подарков и сувениров представители обеих сторон переговоров обсуждают заранее – в период подготовки к мероприятию.
При выборе подарков учитывают пол, возраст, круг интересов партнеров, предрассудки и суеверия в отношении каких-либо предметов, а при визите иностранных делегатов – традиции страны гостей.
Следует избегать повторения подарков – это считается серьезным нарушением этикета.
Как правило, памятные подарки вручают друг другу главы делегаций одновременно. Чаще всего это происходит после подписания итогового документа.
Иногда по окончании переговоров главы делегаций дарят друг другу ручки, которыми они подписывали итоговый документ (именно те, которыми подписывали, а не новые, специально купленные в подарок), – на память о совместной работе.
При выборе подарка необходимо учесть официальное и протокольное старшинство внутри делегаций. Руководителям дарят более ценные подарки и сувениры, чем другим участникам.
Зарубежным партнерам чаще всего вручают подарки с национальным колоритом: гжель, хохломскую роспись, изделия из дерева или бересты. Кроме того, дарят музыкальные инструменты, раритетные предметы, оружие.
После обмена подарками принимающая сторона может проводить партнеров, в очередной раз подчеркнув свое уважительное и внимательное отношение к сотрудничеству с ними.
Памятные подарки – символ внимания к гостям. Они позволяют выразить благодарность за визит и совместную работу, показать уважительное отношение к партнерам.
Вопрос о вручении подарков и сувениров представители обеих сторон переговоров обсуждают заранее – в период подготовки к мероприятию.
При выборе подарков учитывают пол, возраст, круг интересов партнеров, предрассудки и суеверия в отношении каких-либо предметов, а при визите иностранных делегатов – традиции страны гостей.
Следует избегать повторения подарков – это считается серьезным нарушением этикета.
Как правило, памятные подарки вручают друг другу главы делегаций одновременно. Чаще всего это происходит после подписания итогового документа.
Иногда по окончании переговоров главы делегаций дарят друг другу ручки, которыми они подписывали итоговый документ (именно те, которыми подписывали, а не новые, специально купленные в подарок), – на память о совместной работе.
При выборе подарка необходимо учесть официальное и протокольное старшинство внутри делегаций. Руководителям дарят более ценные подарки и сувениры, чем другим участникам.
Зарубежным партнерам чаще всего вручают подарки с национальным колоритом: гжель, хохломскую роспись, изделия из дерева или бересты. Кроме того, дарят музыкальные инструменты, раритетные предметы, оружие.
После обмена подарками принимающая сторона может проводить партнеров, в очередной раз подчеркнув свое уважительное и внимательное отношение к сотрудничеству с ними.
На высшем уровне: обмен подарками
После переговоров президент принимающей страны приглашает главу государства, прибывшего с визитом, в специальную комнату, где заранее подготовлены подарки для обоих президентов. Они представляют друг другу подарки, но в руки их не берут. Уже после церемонии протокольные службы забирают подарки своих руководителей.
Например, в сентябре 2017 года на саммите БРИКС В.В. Путин и китайский лидер КНР Си Цзиньпин обменялись подарками. Председатель КНР преподнес российскому коллеге скульптуру китайского воина в традиционном костюме, а также письменный стол ручной работы, на котором китайской каллиграфией написано пожелание процветания. Путин подарил Си Цзиньпину картину из янтаря с изображением парусника, а также настольные светильники из нефрита.
После переговоров президент принимающей страны приглашает главу государства, прибывшего с визитом, в специальную комнату, где заранее подготовлены подарки для обоих президентов. Они представляют друг другу подарки, но в руки их не берут. Уже после церемонии протокольные службы забирают подарки своих руководителей.
Например, в сентябре 2017 года на саммите БРИКС В.В. Путин и китайский лидер КНР Си Цзиньпин обменялись подарками. Председатель КНР преподнес российскому коллеге скульптуру китайского воина в традиционном костюме, а также письменный стол ручной работы, на котором китайской каллиграфией написано пожелание процветания. Путин подарил Си Цзиньпину картину из янтаря с изображением парусника, а также настольные светильники из нефрита.
Вам также может быть интересно: